Специфика внеофисного хранения
Материалы на депозитарное хранение передаются на бумажных и цифровых носителях. Организации, предоставляющие услугу, гарантируют полную конфиденциальность информации. Документы систематизированы и хранятся в коробах, на которые наносятся штрих-коды для удобства оперативного доступа. При передаче на хранение, короба и материалы в них регистрируются в электронной системе. В программу заносится наименование предприятия, срок размещения, дата, детали описи и место расположения каждого ящика в хранилище.
По сведениям в дальнейшем осуществляется поиск документов по запросу заказчика. Клиент по требованию получает бумаги во временное пользование или навсегда.
Доступ к архивным документам предоставляется определенному кругу должностных лиц, который согласовывается с заказчиком. Материалы выдаются по заявке с печатью клиента и подписью одного из должностных лиц, указанных в списке. Все обращения заказчика регистрируются в двух видах: печатном и электронном.
Технические условия
Депозитарные хранилища должны соответствовать нормам температурного и влажностного режима. Обеспечивается защита документов от ультрафиолетовых лучей. Необходимой температурный режим и влажность поддерживается с помощью специального оборудования.
В соответствии с санитарно-гигиеническими нормами, в помещениях периодически проводят профилактическую обработку, чтобы исключить появление грибка и плесени. Обеспечивается противопожарная безопасность, установлены сигнализация и посты охраны, предупреждающие несанкционированный доступ к документам.
Преимущества
Услуга депозитарного хранения документов существенно снижает расходные статьи предприятия. Аренда офисных площадей под архив, зарплата персоналу, обеспечение безопасности и оптимальных условий в помещении — требуют немалых затрат. При передаче документооборота ответственность за сохранность бумаг переходит к сторонней организации, причем право собственности сохраняется за клиентом.
Преимуществом депозитарного хранения является то, что сотрудники организации контролируют выполнение архивного законодательства. Для этого проводится регулярная экспертиза ценности документов, носители с истекшим сроком хранения уничтожают с оформлением сопутствующих актов. Требования к депозитарным архивам аналогичны в государственных и ведомственных структурах. Отличаются условия хранения специальной документации, требующей консервации и восстановления.