Обязанности
В крупных компаниях административный директор, помимо координации работы разных отделов и служб, занимается:
- Оказанием административных услуг — прием лиц, прибывающих в служебные командировки; организация служебных командировок для своих сотрудников; организация тренингов, конференций, клиентских и корпоративных мероприятий; организация архивного хранения, управление делопроизводством и участие в инвентаризации; работа с корреспонденцией, управление курьерской службой и автопарком; составление и управление бюджетом, оптимизация расходов на административно-хозяйственные нужды; организация аттестаций и сертификаций.
- Материально-техническим обеспечением — организация рабочих мест и оснащение работников необходимым оборудованием, мебелью, оргтехникой, хозяйственными товарами и канцелярскими принадлежностями.
- Организацией работ по обслуживанию и эксплуатации зданий — проверка соответствия зданий противопожарным, санитарно-гигиеническим и корпоративным нормам; организация плановых ремонтов, текущих и капитальных ремонтов; организация работ по уборке и благоустройству помещений и прилегающих территорий.
- Организацией социально-бытового обслуживания — проведение праздничных, корпоративных, физкультурно-оздоровительных и культурных мероприятий для сотрудников; организация питания.
Для выполнения своих обязанностей административному директору предоставлен широкий круг полномочий, который позволяет ему:
- от имени организации вести переговоры с арендодателями;
- заключать договоры на поставку оборудования и канцелярских товаров, направлять в бухгалтерию документы для оплаты соответствующих счетов;
- вносить на рассмотрение руководства представления о необходимости наложения дисциплинарных взысканий, принятии на работу или увольнении сотрудников;
- в пределах своей компетенции, издавать распоряжения, обязательные для исполнения всеми сотрудниками организации.
Ответственность
Административный директор может быть привлечен к следующим видам ответственности:
- дисциплинарной — за неисполнение распоряжений руководства, нарушение трудовой дисциплины и невыполнение своих прямых должностных обязанностей;
- материальной — за причинение вреда имуществу компании или ее сотрудников;
- административной или уголовной — за действие (бездействие) с признаками преступления либо административного правонарушения.
Необходимые навыки
На должность административного директора может претендовать руководитель канцелярии, начальник административно-хозяйственного отдела, со стажем работы на руководящей должности более двух лет, или офис-менеджер со стажем работы более пяти лет. К кандидату на должность предъявляют следующие требования:
- стаж работы и высшее образование;
- опыт работы с основными отделами организации;
- знание специфики заполнения внутренней документации;
- опыт поиска и найма новых сотрудников;
- знание основ трудовой дисциплины;
- опыт управления людьми и умение делегировать полномочия.
Для работы на должности административного директора человек должен обладать следующими личными качествами: инициативность, аналитические способности, стрессоустойчивость, напористость, решительность, ответственность, стратегическое мышление, целеустремленность и креативность.
