Гарантийное письмо

Документ делового характера, содержащий обещание выполнить какие-либо действия в пользу одной из сторон.

Оно является подтверждением обязательств по отношению к другому лицу. В большинстве случаев такая документация выдается непосредственно руководителем организации. Исключение — подпись ставит доверенное лицо, которое имеет право на такое действие. Среди преимуществ использования гарантийных писем можно выделить:
  • составление в соответствии с действующими в России деловыми стандартами;
  • подтверждение серьезных намерений и ответственного отношения отправителя;
  • возможность дополнить документ в зависимости от конкретных условий сделки;
  • нет необходимости обязательного оформления двухстороннего соглашения;
  • судебная практика учитывает этот документ в качестве доказательной базы.
Гарантийное письмо — один из видов служебной переписки между предприятиями, индивидуальными предпринимателями. Такой документ составляется в официальном стиле. Использование жаргона, разговорных выражений запрещено. Еще одна особенность — оформление допустимо только на одной странице листа А4.

Какие виды документа бывают

Оформление гарантийного письма необходимо в тех ситуациях, когда одна из сторон гарантирует оплату продукции, работ, оказанных услуг, аренды и т.д. Составление такого документа может потребоваться, когда один из участников коммерческих отношений не уверен, что достигнутые ранее договоренности будут выполнены в установленном объеме и в нужный срок. Рассмотрим наиболее распространенные виды гарантийных писем:
  • об оплате задолженности за продукцию. В документе отмечаются обязательства, их объем, срок, в течение которого долг будет погашен;
  • гарантия поставки товаров или оказания услуг. Поставщик указывает период передачи продукции, ее количество, характеристики;
  • предоставление юридического адреса. Документ оформляется, например, владельцем помещения по просьбе арендатора;
  • о приеме на работу иностранца. Гарантийное письмо, например, следует оформить при трудоустройстве иностранного гражданина, если этого требует миграционная служба.
Документ, который относится к деловой переписке, необходимо оформлять на фирменном бланке организации. Также он может быть составлен в свободной форме для любых видов отношений между юридическими или физическими лицами. Пока законодательство страны не содержит понятие «гарантийное письмо», но судебная практика с применением такого доказательства есть.

Правила оформления

Краткость, конкретные данные, деловой стиль — требования, которые необходимо учитывать при составлении гарантийного письма. Обязательно использовать достоверную информацию, употреблять слова «обязуемся», «гарантируем» и т.д. Документ должен содержать реквизиты сторон — наименование организации или имя физического лица, информацию об адресате, а также:
  • дату составления документа, его исходящий номер;
  • основное содержание (в чем заключаются обязательства);
  • данные о лице, которое ставит подпись;
  • печать предприятия.
Передать адресату гарантийное письмо можно лично, обратившись к руководству или заверив документ у секретаря. Еще один способ — отправить через почту заказным письмом с описью вложения. Пользуется популярностью такой метод, как передача гарантийного письма посредством электронной почты. В оговоренный срок отправитель предоставляет оригинал.

Гарантийное письмо — элемент деловой переписки, который активно используется современным бизнесом. Оформление документа не вызывает сложностей. Главное правило — грамотный русский язык и изложение фактов, на которые предоставляется гарантия. Такой вид документации можно применять для урегулирования взаимоотношений между предприятиями, использовать физическим лицам. Ограничений в законе нет.
Поделиться
Отправить